Ihre formcycle-Projekte setzen wir direkt um.
Hallo Leichtigkeit.
Hallo Leichtigkeit.
Als XIMA®-Partner übernehmen wir für Sie die Einrichtung, den Betrieb und die individuelle Umsetzung interaktiver Formulare und digitaler Workflows mit formcycle.
Vereinfachen Sie Ihre Abläufe: Digitale Formulare und Prozesse sparen Zeit und Kosten – und steigern gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und der Bürgerinnen und Bürger.
Unser Leistungsportfolio
Digitalisieren, automatisieren, betreiben – mit System.
Formularentwicklung & -digitalisierung
Wir setzen Ihre Prozesse digital um – strukturiert, nutzerfreundlich und datenschutzkonform:
- Konzeption & Beratung zu Formularprozessen.
- Umsetzung komplexer digitaler Formulare mit Validierungen, Abhängigkeiten und Workflows.
- Anbindung an Drittsysteme (z. B. E-Mail, API, DMS, Fachverfahren).
- Dynamische Formulare mit bedingter Logik, mehrsprachiger Unterstützung und mobiloptimierter Oberfläche.
- Formularmigration und Übernahme vorhandener PDF- oder Papierprozesse.
Workflow & Prozessdesign
Optimierung Ihrer internen und externen Abläufe:
- Modellierung von Genehmigungs- und Prüflogiken in formcycle.
- Eskalationspfade, Benachrichtigungen und Rückfragen-Logik.
- Integration von Rollen- und Rechtekonzepten.
- Unterstützung bei formularbasierten Antragsverfahren (z. B. gem. SGB, Verwaltungsdienstleistungen).
Hosting & Betrieb von formcycle
Zuverlässiger technischer Betrieb – DSGVO-konform, performant, skalierbar:
- Bereitstellung von formcycle auf dedizierten Servern, virtuellen Maschinen oder in Kubernetes-Umgebungen.
- Installation, Konfiguration und regelmäßige Updates.
- Monitoring, Backup & Wiederherstellung.
- Konfiguration von Mailservern, SSL-Zertifikaten, Domänenanbindung und externen Schnittstellen, Proxy, Load-Balancern.
- Skalierung und Performanceoptimierung bei hohem Anfragevolumen.
Sicherheit & Datenschutz
Sicherer Betrieb gemäß BSI-Empfehlungen und DSGVO:
- Einrichtung von Zugriffsschutz, TLS/SSL, Reverse Proxy, IP-Whitelisting.
- Benutzer- und Rechteverwaltung mit AD/LDAP/SSO-Integration.
- Unterstützung bei Datenschutzfolgenabschätzungen (DSFA) für digitale Prozesse.
- Regelmäßige Wartung und Absicherung der Serverkomponenten.
Sicher und bequem On-Prem oder aus der N12h.Cloud von IONOS – Sie lehnen sich zurück, wir erledigen den Rest.
Skalierbar, ausfallsicher und geschützt vor unbefugtem Zugriff.
Volle Integration in Ihre Datenquellen.
Vollständig OZG-konform.
Barrierefrei nach dem Behinderten-gleichstellungs-
gesetz: BITV 2.0
Erfüllt die Anforderungen der DGSVO, des KDG und des DSG-EKD.
Praxisbeispiel 2:
Digitaler Antragsprozess für die Weiterbildung.
Die Einführung eines digitalen Prozesses zur Beantragung von Qualifizierungsmaßnahmen hat bei den Theo-Lorch-Werkstätten gGmbH die Abläufe spürbar verbessert. Statt aufwendiger Papierformulare oder umständlicher E-Mail-Kommunikation läuft nun alles schnell, transparent und effizient ab.
Anträge werden jetzt digital ausgefüllt, automatisch geprüft und sofort weitergeleitet. Das sorgt für eine schnellere Bearbeitung, mehr Transparenz für alle Beteiligten und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Dank automatisierter Prozesse gehören Verzögerungen und Fehler der Vergangenheit an.
Ihr Nutzen.
Praxisbeispiel 3:
Digitalisierung der Bestellung von Konferenz-bewirtung.
Die Bestellung und Abwicklung von Bewirtungen für Besprechungen ist jetzt einfacher, schneller und inklusiver. Durch den neuen digitalen Bestellprozess können Bewirtungen bequem online angefordert werden. Die Aufträge werden bei den Theo-Lorch-Werkstätten gGmbH bequem online eingegeben, weitergeleitet und übersichtlich dokumentiert.
Ein besonderes Highlight: Die Aufträge sind mit Symbolen der unterstützten Kommunikation versehen. So können auch Menschen, die nicht lesen können, die Bestellungen problemlos bearbeiten. Das sorgt für mehr Barrierefreiheit und Teilhabe im Arbeitsalltag.
Praxisbeispiel 1:
Digitalisierung der Erste-Hilfe-Dokumentation gemäß § 24 Abs. 6 DGUV.
Die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen gemäß § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 ist jetzt schneller, sicherer und transparenter. Durch die Einführung eines digitalen Melde- und Dokumentationssystems bei den Theo-Lorch-Werkstätten gGmbH werden Vorfälle nun einfach erfasst, automatisch protokolliert und sicher gespeichert – vollständig rechts- und DSGVO-konform.
Das neue System spart Zeit, sorgt für mehr Transparenz und ermöglicht eine effiziente Auswertung von Vorfällen. Zudem werden häufige Unfallursachen schneller erkannt, sodass Präventionsmaßnahmen gezielt verbessert werden können.